Использование систем штрих-кодирования для документооборота

Наибольшее распространение система штрихового кодирования получила в логистике. Но возможности этой системы на этом не иссякли и ее стали активно использовать не только в операциях связанных с товарами и грузами, но и в документообороте. К сожалению, подобные системы документооборота в России еще не приобрели популярности и это связанно в первую очередь с отсутствием желания руководства предприятий вкладывать деньги в это направление автоматизации бизнеса. Но использование ERP-системы совместно с системой штрих-кодирования, позволяет ускорить обработку документов и соответственно сократить затраты на оплату труда за счет сокращения персонала, которые окупят вложения за 1-2 года.

Проверку эффективности использования системы штрих-кодирования мы решили провести на базе «1с: Предприятие» и «Галактика ERP 8.1». Для эксперимента было оборудовано 4 рабочих места. Два рабочих места кладовщика и 2 рабочих места бухгалтера. Документооборот представлял собой стандартную цепочку: получение накладной поставщика (ввод в систему) –> печать ордера М-4 -> передача документов в бухгалтерию -> формирование бух.проводок (только для Галактика ERP 8.1). Для «1С» и «Галактика ERP 8.1» были сделаны необходимые доработки (для Галактики это было сделать очень просто, с 1С пришлось повозиться»). Сканеры были установлены на рабочих местах «бухгалтера», принцип работы с ними был прост: сканируем штрих-код напечатанный на ордере М-4, после чего система открывает соответствующий документ в системе который уже сформирован «кладовщиком». В Галактике «бухгалтер» далее должен был проверить документ и сформировать проводки, а для 1С только проверить соответствие документа бумажному варианту. На этом этапе и проводился замер времени на операцию.

Результаты теста приведены в таблице №1.

Как видно из результатов, при использовании системы штрих-кодирования документов достигается экономия времени сотрудником в 40-80 секунд на каждый документ. В случае если через одного бухгалтера в течении рабочего дня проходит около 100 документов, то экономия времени составит от 1 часа рабочего времени до 2,5 часов. Например в материальном отделе бухгалтерии с численностью в 6 человек, можно сократить одно рабочее место.

Стоит отметить, что быстрый экономический эффект от симбиоза ERP-системы и системы штрих-кодирования документов может быть достигнут только крупными предприятиями, для малых предприятий этот эффект будет менее заметен.